E-İzin Yönetim Sistemi Hizmeti
Açıklama
E-İzin Yönetimi Sistemi, personellerin web veya mobil uygulamadan tek portal üzerinden kendi kullanıcı adı şifreleriyle giriş yaparak izin bakiyelerinin takibi ve izin talebi oluşturularak üst yöneticilerinin onayına sunulup Tübitak Onaylı Zaman Damgalı Dijital imza ile reddetme veya onaylanma işlemidir.
E-İzin Yönetim Sistemine personel sicil kartları 3 şekilde yüklenebilmektedir. Birincisi manuel şekilde girişlerin yapılması, ikincisi personel bilgilerinin yazılacağı hazır excel şablonu ile yükleme, üçüncüsü de muhasebe programlarıyla entegrasyon sağlanmasıdır.
857 Sayılı İş Kanunu referansı ile tanımlanan E-İzin Yönetimi İşlem Basamakları;
Personel bazında izni talep eden,
Yönetici bazında izni onaylayan veya reddeden,
İnsan Kaynakları bazında ise süreçlerin alta yapılarını tanımlayan bir modüldür.
E-İzin Yönetim Sistemindeki temel nokta, her personel kendi sicil numarasıyla sisteme giriş yaparak sistemin kullanımını sağlayabilmektedir.
E-İzin Yönetimi Sistemi, personeller Web’ten ve mobil uygulamadan kendi kullanıcı adı şifreleriyle giriş yaparak tek portalden kalan izin bakiyelerini görüntüleyebilir, yeni izin talebi oluşturabilir.
Personeller dilediği zaman dilediği yerden E-İzin Yönetim Sistemi portal üzerinden izin talep edebilirler. İzin türünü seçerek, hangi gün hangi saatte izne çıkacağını, hangi gün hangi saatte iznin biteceğini ve izin sebebini yazarak izin talebi oluşturarak üst yöneticilerinin onayına sunabilirler. Üst yöneticiler, personelin İznini dilerse açıklamaları ile birlikte reddedebilir, dilerse onaylayabilir. Personelin kaç yöneticisi varsa hepsinin (3 kişiye kadar üst yönetici ataması yapılabilmektedir) onayının alınması halinde personelin TÜBİTAK zaman damgalı onaylı izin formu oluşturulmakta ve personele talep etmiş olduğu izin onaylanmıştır diye bildirim gitmektedir (personele SMS, mail veya mobil uygulama seçeneklerinden biri veya birkaçı kullanılarak bildirim gitmektedir.).
Aynı zamanda İnsan Kaynakları birimine de personelin izinlerinin takibini sağlamak ve izin süreçlerinin yürütülmesi amacıyla sistemden bildirim gitmektedir.
Tüm Onaylama işlemleri yasal parametrelere uygun, 3D Secure sistemi üzerinden gelen tek kullanımlık kodu girerek güvenli şekilde TÜBİTAK Onaylı Zaman Damgalı şekilde dijital imza ile imzalanarak onaylanmaktadır.
Onaylı İzin formları bulut teknolojisiyle dijital arşiv olarak saklanabilmekte ve personeller dilediği zaman dilediği yerde her an E-İzin Yönetim Sistemi portal üzerinden onaylı izin formlarına ulaşabilirler.
Kısacası E-İzin Yönetim Sistemi ile;
Çalışan listesine ulaşabilir, şirket hiyerarşi şemanızı kontrol edebilirsiniz.
İzin hak edişlerinizi görüntüleyebilirsiniz.
Talep etmiş olduğunuz izinlerinizin durumlarını görüntüleyebilirsiniz.
İzin detaylarını görüntüleyebilirsiniz.
Yeni izin talebinde bulunabilirsiniz
Talep ettiğiniz izinlerinizin onaylanma durumlarını görüntüleyebilirsiniz.
Size bağlı personellerin izin taleplerini onaylama veya reddetme işlemlerini yapabilirsiniz.
Gereksinimler
Müşteri yazılımı kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde;
Müşteri kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde oluşacak aksaklıklardan Servis Üreticisi Sorumlu değildir.
Yazılımın Müşteri sunucularına kurulması halinde, olası aksaklıkta Servis Üreticisi yazılım ekibinin 7/24 bağlantı kurabilmesi için VPN uzak bağlantısı açılmalıdır. Eğer VPN Bağlantısı açılmaz ise yaşanacak sorunlarda Servis Üreticisi Yazılım ekibi Minimum 2 iş günü içinde bağlantı vermeniz halinde müdahale edilebilir. Bu sebeple Yazılımın Servis Üreticisi sunucularında tutulması hızlı müdahale açısından tercih sebebidir.
Müşteri sunucularında yaşanacak donanımsal ve yazılımsal problemlerden kaynaklı olarak veri sızıntıları ve veri kayıpları Servis Üreticisi’nin sorumluluğunda değildir.
Yedekleme ve güvenlik işlemleri Müşterinin sorumluluğundadır.
Müşteri sunucularına kurulması halinde teknik şartname imzalatılmaktadır.
Yazılımın Müşteri Sunucularına Kurulması ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için kurulum öncesi aşağıdaki gereksinimleri hazır bulundurması gerekmektedir:
Gereksinimler
Detaylar
İşletim Sistemi
Ubuntu Server 20.04
CPU
+2ghz CPU
RAM
16 GB
Internet
10/10 mbps Down/Up
Depolama
En az 100 GB kullanılabilir disk alanı (Firma boyutuna ve kullanılan modüllere göre değişiklik gösterilebilir)
Sicil Kartı Entegrasyonu İçin İstenen Alanlar:
Adı Soyadı
TC Kimlik Numarası
E-Posta Adresi (Varsa)
Maaş Bilgisi
Maaş Net Brüt Bilgisi
Adres Bilgisi
İşe Giriş Tarihi
Doğum Tarihi
Sicil Numarası
Departman Bilgisi
Unvan Bilgisi
Çocuk Sayısı (Varsa)
Telefon Numarası
Eğitim Durumu
Tamamlanan Eğitim Seviyesi (İlkokul, Lise vb.)
Üniversite Okuyan Çocuk Var Mı? (Sayısı) (Varsa)
Cinsiyet
Fotoğraf (Varsa)
Müşteri sunucu sistemi gereksinimlerinin kurulumu sonrası:
Sadece belirli bir ağda çalışmayacak ise belirlenen alan adının 443 ve 80 (tercihen) IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Sadece belirli bir ağda çalışacak ise iç router dan belirlenen alan adının IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Güncelleştirme ve geliştirmeler için Arge ekibinin belirlediği ip adreslerine yetki verilerek IP ve port ile ssh erişimi,
Sicil Kartı ve PDKS entegrasyonu için gerekli dokümantasyonların ve yapının hazırlanması gerekmektedir.
Müşteri sunucu sistemi Servis Üreticisi sunucularında barınacak ise:
Belirlenen IP adreslerine erişimin açılması,
Yazılım müşterinin sunucusuna kurulması halinde yedekleme, güvenlik işlemleri müşterinin sorumluluğundadır, (Veritabanı ve Evrak Yedeği)
E-İzin Yönetim Sisteminin Başlatılabilmesi İçin Hazır Olması Gerekenler:
1.TÜBİTAK ZAMAN DAMGASI ALINMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Tübitak Zaman Damgası Başvuru Linki : https://zdportal.kamusm.gov.tr/
En az Çalışan sayısı *2 olacak şekilde Zaman damgası(kontör) alınması gerekmektedir.
Zaman Damgası Başvuru sırasında istenecek aşağıdaki bilgiler şirket sahibi ya da imza yetkisi (imza sirküsü) olan kişiye ait olmalıdır.
TC kimlik Numarası
Adı Soyadı
Doğum tarihi/yeri
Şirketteki Unvanı/Departmanı
Şirket Cep numarası + Operatör bilgisi
Vergi Numarası
E-Mail adresi
Oluşturulacak olan şifre (5 rakam 1 büyük harf 1 küçük harf 1 özel karakter)
Şirket Adres Bilginiz
Zaman Damgası Kredi Miktarı (en az 10.000 tanımlanabiliyor) https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/fiyatlandirma.jsp
Zaman Damgası alınıp ödemesi gerçekleştikten sonra başvuru sırasında iletmiş olduğunuz mail adresine zaman damgası kullanıcı bilgisi ve şifre gelecektir. Onların bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
2.BİR SMS FİRMASI İLE ANLAŞMA YAPILMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Çalışmış olduğunuz SMS firması yok ise örnek olması açısından ; Turkcell SMS firması ile anlaşma yapılabilmesi için gereken evraklar;
Vergi Levhası
Ticaret Sicil Gazetesi
İmza Sirküsü
Şirket Sahibinin Renkli kimlik fotokopisi
SMS anlaşması sadece firma adına yetkili kişilerce yapılabilmektedir.
Çalışmış olduğunuz SMS firması var ise alınacak bilgiler;
Kullanıcı adı
Şifre
APİ dokümantasyon bilgileri bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
3.ÖRNEK BİR İZİN FORMU İLETİLMELİDİR.
PDF Dikey A4 formatında, tek dosya halinde, her sayfada bir personele ait izin formu örneği olmalıdır.
5.ÇALIŞANLARA KENDİ EL YAZILARI İLE ONAM FORMU İMZALATILMALIDIR.
6.ÇALIŞAN LİSTESİ EXCEL DOSYASI HAZIRLANMALIDIR.
Çalışan personellerinizin telefon numaraları onam formuna yazdıkları telefon numarasıyla aynı olmalıdır.
Kapsam
E- İzin Yönetim Sistemi hizmeti kapsamında yapılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir.
E-İzin Yönetim Sistemi kurulum işlemlerinin yapılması,
Portal kullanıcı yetkilerinin yapılandırılması,
Sistem Yöneticisi olarak belirlenen kişi ya da kişiler için online eğitim verilmesi,
1 yıl süreyle servisin sağlıklı olarak çalışmasının takibi ve raporlanması,
Yönetilen hizmet kapsamı dışında bırakılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir.
E-İzin Yönetimi Sistemi dışında sistem üzerinde herhangi bir işlem yapılmayacaktır.
Muhasebe veya farklı yazılımlar arasında entegrasyon yapılması müşterinin isteğine bağlıdır. Sistem entegrasyon olmadan da çalışabilmektedir. Entegrasyon istenmesi halinde ilave ücret tanımlanacaktır. Ücret teklifinde isteğe bağlı olarak sizlere fiyat bilgisiyle sunulmaktadır.
TÜBİTAK Zaman Damgası ve SMS bedelleri Sistemin içine dahil değildir. Müşteri kendisi satın almalıdır. Aşağıda İş akışı kısmında nasıl ve nereden alınacağı detaylı açıklanmıştır.
