E-Bordro Sistem Yönetim Hizmeti
Açıklama
E-Bordro Yönetimi Sistemi, bordroların ve tebligatların sistem üzerinden gönderilerek; personele SMS, mail veya mobil uygulama üzerinden gelen bildirim ile webten ve mobil uygulamadan kendi kullanıcı adı şifreleriyle giriş yaparak tek portaldan bordrolarını ve tebligatlarını görüntüleyip, inceleyerek Tübitak Onaylı Zaman Damgalı Dijital imza ile reddetme veya onaylama işlemidir.
E-Bordro Yönetim Sistemine personel sicil kartları 3 şekilde yüklenebilmektedir. Birincisi manuel şekilde girişlerin yapılması, ikincisi personel bilgilerinin yazılacağı hazır excel şablonu ile yükleme, üçüncüsü de muhasebe programlarıyla entegrasyon sağlanmasıdır.
E-Bordro Yönetimi Sistemi, muhasebe programından toplu pdf olarak indirilip yüklenen bordroların ve tebligatların sistem üzerinden gönderilerek; personele SMS, mail veya mobil uygulama seçeneklerinden biri veya birkaçı kullanılarak bildirilmesidir. Personel gelen bildirimde yazan link üzerinden Webten ve mobil uygulamadan kendi kullanıcı adı şifreleriyle giriş yaparak tek portaldan bordrolarını ve tebligatlarını görüntüleyebilir, inceleyebilir, raporlayabilir.
Eğer iletilen bordro veya tebligatında yanlışlık görürse sistem üzerinden açıklamasıyla birlikte reddedebilir. Eğer doğruysa onaylama işlemlerini yasal parametrelere uygun, 3D Secure sistemi üzerinden gelen tek kullanımlık kodu girerek güvenli şekilde Tübitak Onaylı Zaman Damgalı şekilde dijital imza ile imzalayabilirler. Bordro ve tebligatlar, bulut teknolojisiyle dijital arşiv oluşturulabilir, personeller dilediği zaman dilediği yerde her an E-Bordro Yönetim Sistemi portal üzerinden bordrolarına ulaşabilirler.
Gereksinimler
Müşteri yazılımı kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde;
Müşteri kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde oluşacak aksaklıklardan MP Sorumlu değildir.
Yazılımın Müşteri sunucularına kurulması halinde, olası aksaklıkta MP yazılım ekibinin 7/24 bağlantı kurabilmesi için VPN uzak bağlantısı açılmalıdır. Eğer VPN Bağlantısı açılmaz ise yaşanacak sorunlarda MP Yazılım ekibi Minimum 2 iş günü içinde bağlantı vermeniz halinde müdahale edilebilir. Bu sebeple Yazılımın MP sunucularında tutulması hızlı müdahale açısından tercih sebebidir.
Müşteri sunucularında yaşanacak donanımsal ve yazılımsal problemlerden kaynaklı olarak veri sızıntıları ve veri kayıpları MP’un sorumluluğunda değildir.
Yedekleme ve güvenlik işlemleri Müşterinin sorumluluğundadır.
Müşteri sunucularına kurulması halinde teknik şartname imzalatılmaktadır.
Yazılımın Müşteri Sunucularına Kurulması ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için kurulum öncesi aşağıdaki gereksinimleri hazır bulundurması gerekmektedir:
Gereksinimler
Detaylar
İşletim Sistemi
Ubuntu Server 20.04
CPU
+2ghz CPU
RAM
16 GB
Internet
10/10 mbps Down/Up
Depolama
En az 100 GB kullanılabilir disk alanı (Firma boyutuna ve kullanılan modüllere göre değişiklik gösterilebilir)
Sicil Kartı Entegrasyonu İçin İstenen Alanlar:
Adı Soyadı
TC Kimlik Numarası
E-Posta Adresi (Varsa)
Maaş Bilgisi
Maaş Net Brüt Bilgisi
Adres Bilgisi
İşe Giriş Tarihi
Doğum Tarihi
Sicil Numarası
Departman Bilgisi
Unvan Bilgisi
Çocuk Sayısı (Varsa)
Telefon Numarası
Eğitim Durumu
Tamamlanan Eğitim Seviyesi (İlkokul, Lise vb.)
Üniversite Okuyan Çocuk Var Mı? (Sayısı) (Varsa)
Cinsiyet
Fotoğraf (Varsa)
Müşteri sunucu sistemi gereksinimlerinin kurulumu sonrası:
Sadece belirli bir ağda çalışmayacak ise belirlenen alan adının 443 ve 80 (tercihen) IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Sadece belirli bir ağda çalışacak ise iç router dan belirlenen alan adının IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Güncelleştirme ve geliştirmeler için Arge ekibinin belirlediği ip adreslerine yetki verilerek IP ve port ile ssh erişimi,
Sicil Kartı ve PDKS entegrasyonu için gerekli dokümantasyonların ve yapının hazırlanması gerekmektedir.
Müşteri sunucu sistemi MP sunucularında barınacak ise:
Belirlenen IP adreslerine erişimin açılması,
Yazılım müşterinin sunucusuna kurulması halinde yedekleme, güvenlik işlemleri müşterinin sorumluluğundadır, (Veritabanı ve Evrak Yedeği)
E-Bordro Yönetim Sisteminin Başlatılabilmesi İçin Hazır Olması Gerekenler:
1.TÜBİTAK ZAMAN DAMGASI ALINMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Tübitak Zaman Damgası Başvuru Linki : https://zdportal.kamusm.gov.tr/
En az Çalışan sayısı *2 olacak şekilde Zaman damgası(kontör) alınması gerekmektedir.
Zaman Damgası Başvuru sırasında istenecek aşağıdaki bilgiler şirket sahibi ya da imza yetkisi (imza sirküsü) olan kişiye ait olmalıdır.
TC kimlik Numarası
Adı Soyadı
Doğum tarihi/yeri
Şirketteki Unvanı/Departmanı
Şirket Cep numarası + Operatör bilgisi
Vergi Numarası
E-Mail adresi
Oluşturulacak olan şifre (5 rakam 1 büyük harf 1 küçük harf 1 özel karakter)
Şirket Adres Bilginiz
Zaman Damgası Kredi Miktarı (en az 10.000 tanımlanabiliyor) https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/fiyatlandirma.jsp
Zaman Damgası alınıp ödemesi gerçekleştikten sonra başvuru sırasında iletmiş olduğunuz mail adresine zaman damgası kullanıcı bilgisi ve şifre gelecektir. Onların bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
2.BİR SMS FİRMASI İLE ANLAŞMA YAPILMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Çalışmış olduğunuz SMS firması yok ise örnek olması açısından ; Turkcell SMS firması ile anlaşma yapılabilmesi için gereken evraklar;
Vergi Levhası
Ticaret Sicil Gazetesi
İmza Sirküsü
Şirket Sahibinin Renkli kimlik fotokopisi
SMS anlaşması sadece firma adına yetkili kişilerce yapılabilmektedir.
Çalışmış olduğunuz SMS firması var ise alınacak bilgiler;
Kullanıcı adı
Şifre
APİ dokümantasyon bilgileri bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
3.ÖRNEK BİR BORDRO İLETİLMELİDİR.
PDF Dikey A4 formatında, tek dosya halinde, her sayfada bir personele ait bordro örneği olmalıdır.
5.ÇALIŞANLARA KENDİ EL YAZILARI İLE ONAM FORMU İMZALATILMALIDIR.
6.ÇALIŞAN LİSTESİ EXCEL DOSYASI HAZIRLANMALIDIR.
Çalışan personellerinizin telefon numaraları onam formuna yazdıkları telefon numarasıyla aynı olmalıdır.
Kapsam
E- Bordro Yönetim Sistemi hizmeti kapsamında yapılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir:
E-Bordro Yönetim Sistemi kurulum işlemlerinin yapılması,
Portal kullanıcı yetkilerinin yapılandırılması,
Sistem Yöneticisi olarak belirlenen kişi ya da kişiler için online eğitim verilmesi,
1 yıl süreyle servisin sağlıklı olarak çalışmasının takibi ve raporlanması,
Yönetilen hizmet kapsamı dışında bırakılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir:
E-Bordro Yönetimi Sistemi dışında sistem üzerinde herhangi bir işlem yapılmayacaktır.
Muhasebe veya farklı yazılımlar arasında entegrasyon yapılması müşterinin isteğine bağlıdır. Sistem entegrasyon olmadan da çalışabilmektedir. (Entegrasyon ücretini fiyat tablosundan inceleyebilirsiniz)
TÜBİTAK Zaman Damgası ve SMS bedelleri Sistemin içine dahil değildir. Müşteri kendisi satın almalıdır.
