E-Özlük Sistem Yönetim Hizmeti
Açıklama
E-Özlük Yönetimi Sistemi, firmanıza ait sözleşme ve evrak formatlarının sisteme yüklenip istediğiniz personellere tanımlanmasını yapıldığı ve işe ilk girişte istenilen bu tanımlamış olduğunuz evraklardan iş sözleşmesi imzalatmaya kadar tüm işe alım süreçlerinin ve evrak yönetiminin yapıldığı sistemdir.
E-Özlük Yönetim Sistemine personel sicil kartları 3 şekilde yüklenebilmektedir. Birincisi manuel şekilde girişlerin yapılması, ikincisi personel bilgilerinin yazılacağı hazır excel şablonu ile yükleme, üçüncüsü de muhasebe programlarıyla entegrasyon sağlanmasıdır.
E-Özlük Sistemini 3 şekilde kullanabilmek mümkündür.
Dilerseniz personellerinize istemiş olduğunuz özlük evrakları ıslak imzalı olarak alarak, tarayıp pdf olarak sisteme yüklemesini sağlayarak dijital arşiv oluşturabilirsiniz.
Dilerseniz özlük evraklarını tek tek imzalatılarak oluşan manuel iş yükü ve kağıt israfından kurtularak personellerinize özlüklerini sistem üzerinden gönderip, onayına sunarak, personelin gelen bildirim üzerinden sisteme giriş yaparak özlük evraklarını TÜBİTAK Onaylı Zaman Damgalı olarak dijital imzalatabilirsiniz.
İşe yeni başlayacak personellerinize sistem üzerinden kayıt açarak istemiş olduğunuz evrakları dijital ortam aracılığı ile sistemden talep edip, doğrudan sisteme yüklemesini isteyebilirsiniz. Personel istenilen evrakları sisteme pdf dosya şeklinde veya resmini çekerek yükleyebilir. İK birimi yüklenen evrakların uygunluğunu kontrol ederek hangi evrakların gelip hangilerinin eksik olduğunu da raporlayabilmektedir.
Tüm Onaylama işlemleri yasal parametrelere uygun, 3D Secure sistemi üzerinden gelen tek kullanımlık kodu girerek güvenli şekilde TÜBİTAK Onaylı Zaman Damgalı şekilde dijital imza ile imzalanarak onaylanmaktadır.
Onaylı Özlük evrakları bulut teknolojisiyle dijital arşiv olarak saklanabilmekte ve personeller/sistem yöneticisi dilediği zaman dilediği yerde her an E-Özlük Yönetim Sistemi portal üzerinden onaylı özlük dosyalarına ulaşabilirler.
E-Özlük Yönetiminde, dilerse firma personelin özlüklerine ulaşımını kapatabilmekte olup sadece sistem yöneticisinin görmesine izin verecek şekilde ayarlama yapabilmektedir.
E-Özlük Yönetiminde, Deneme Süresi Form Alanı da bulunmaktadır. Firma işe yeni alacağı çalışanı, işe ilk girişte belli deneme süresine tabi tutarak, deneme süresi bitiminde çalışanı değerlendirebileceği, uygun görmesi halinde devamlı personel kadrosuna alabileceği bir deneme süresi alanı bulunmaktadır.
Kısacası E-Özlük Yönetim Sistemi ile;
Çalışan listesine ulaşabilir, şirket hiyerarşi şemanızı kontrol edebilirsiniz.
Personel Özlük evrakları, iş sözleşmesi vb. dokümanları dijitale taşıyabilirsiniz.
Firmanıza ait sözleşme ve evrak formatlarını sisteme yükleyerek istediğiniz personele tanımlamasını otomatik yapabilirsiniz.
Özlük evraklarını klasörler içinde aramaktan kurtulursunuz.
Çalışan bilgilerini bulut teknolojisiyle depolayarak dijital arşiv oluşturabilirsiniz.
Dağınık lokasyonlarda ki çalışanların evraklarını tek ekrandan görüntüleyip takibini yapabilirsiniz.
Personellerin getirmesi gereken evrakları dijital ortam aracılığı ile talep edebilirsiniz.
Yüklenen evrakların uygunluğunu ve eksiksiz olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.
Özlük evraklarını ister ıslak imzalı ister TÜBİTAK Onaylı Zaman Damgalı olarak imzalatarak dijitalde tutabilirsiniz.
Talep ettiğiniz evrakların onaylanma durumlarını görüntüleyebilirsiniz.
Yeni işe alınacak personeli deneme süresine tabi tutup değerlendirebilirsiniz
Gereksinimler
Müşteri yazılımı kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde;
Müşteri kendi sunucularına kurulmasını talep etmesi halinde oluşacak aksaklıklardan Servis Üreticisi Sorumlu değildir.
Yazılımın Müşteri sunucularına kurulması halinde, olası aksaklıkta Servis Üreticisi yazılım ekibinin 7/24 bağlantı kurabilmesi için VPN uzak bağlantısı açılmalıdır. Eğer VPN Bağlantısı açılmaz ise yaşanacak sorunlarda Servis Üreticisi Yazılım ekibi Minimum 2 iş günü içinde bağlantı vermeniz halinde müdahale edilebilir. Bu sebeple Yazılımın Servis Üreticisi sunucularında tutulması hızlı müdahale açısından tercih sebebidir.
Müşteri sunucularında yaşanacak donanımsal ve yazılımsal problemlerden kaynaklı olarak veri sızıntıları ve veri kayıpları Servis Üreticisinin sorumluluğunda değildir.
Yedekleme ve güvenlik işlemleri Müşterinin sorumluluğundadır.
Müşteri sunucularına kurulması halinde teknik şartname imzalatılmaktadır.
Yazılımın Müşteri Sunucularına Kurulması ve sağlıklı bir şekilde tamamlanabilmesi için kurulum öncesi aşağıdaki gereksinimleri hazır bulundurması gerekmektedir:
Gereksinimler
Detaylar
İşletim Sistemi
Ubuntu Server 20.04
CPU
+2ghz CPU
RAM
16 GB
Internet
10/10 mbps Down/Up
Depolama
En az 100 GB kullanılabilir disk alanı (Firma boyutuna ve kullanılan modüllere göre değişiklik gösterilebilir)
Sicil Kartı Entegrasyonu İçin İstenen Alanlar:
Adı Soyadı
TC Kimlik Numarası
E-Posta Adresi (Varsa)
Maaş Bilgisi
Maaş Net Brüt Bilgisi
Adres Bilgisi
İşe Giriş Tarihi
Doğum Tarihi
Sicil Numarası
Departman Bilgisi
Unvan Bilgisi
Çocuk Sayısı (Varsa)
Telefon Numarası
Eğitim Durumu
Tamamlanan Eğitim Seviyesi (İlkokul, Lise vb.)
Üniversite Okuyan Çocuk Var Mı? (Sayısı) (Varsa)
Cinsiyet
Fotoğraf (Varsa)
Müşteri sunucu sistemi gereksinimlerinin kurulumu sonrası:
Sadece belirli bir ağda çalışmayacak ise belirlenen alan adının 443 ve 80 (tercihen) IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Sadece belirli bir ağda çalışacak ise iç router dan belirlenen alan adının IKMetrik yazılımının çalıştığı sunucuya yönlendirilmesi,
Güncelleştirme ve geliştirmeler için Arge ekibinin belirlediği ip adreslerine yetki verilerek IP ve port ile ssh erişimi,
Sicil Kartı ve PDKS entegrasyonu için gerekli dokümantasyonların ve yapının hazırlanması gerekmektedir.
Müşteri sunucu sistemi Servis Üreticisinin sunucularında barınacak ise:
Belirlenen IP adreslerine erişimin açılması,
Yazılım müşterinin sunucusuna kurulması halinde yedekleme, güvenlik işlemleri müşterinin sorumluluğundadır, (Veritabanı ve Evrak Yedeği)
E-Özlük Yönetim Sisteminin Başlatılabilmesi İçin Hazır Olması Gerekenler:
1.TÜBİTAK ZAMAN DAMGASI ALINMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Tübitak Zaman Damgası Başvuru Linki : https://zdportal.kamusm.gov.tr/
En az Çalışan sayısı *2 olacak şekilde Zaman damgası(kontör) alınması gerekmektedir.
Zaman Damgası Başvuru sırasında istenecek aşağıdaki bilgiler şirket sahibi ya da imza yetkisi (imza sirküsü) olan kişiye ait olmalıdır.
TC kimlik Numarası
Adı Soyadı
Doğum tarihi/yeri
Şirketteki Unvanı/Departmanı
Şirket Cep numarası + Operatör bilgisi
Vergi Numarası
E-Mail adresi
Oluşturulacak olan şifre (5 rakam 1 büyük harf 1 küçük harf 1 özel karakter)
Şirket Adres Bilginiz
Zaman Damgası Kredi Miktarı (en az 10.000 tanımlanabiliyor) https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/fiyatlandirma.jsp
Zaman Damgası alınıp ödemesi gerçekleştikten sonra başvuru sırasında iletmiş olduğunuz mail adresine zaman damgası kullanıcı bilgisi ve şifre gelecektir. Onların bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
2.BİR SMS FİRMASI İLE ANLAŞMA YAPILMALI VE KULLANICI BİLGİLERİ İLETİLMELİDİR.
Çalışmış olduğunuz SMS firması yok ise örnek olması açısından ; Turkcell SMS firması ile anlaşma yapılabilmesi için gereken evraklar;
Vergi Levhası
Ticaret Sicil Gazetesi
İmza Sirküsü
Şirket Sahibinin Renkli kimlik fotokopisi
SMS anlaşması sadece firma adına yetkili kişilerce yapılabilmektedir.
Çalışmış olduğunuz SMS firması var ise alınacak bilgiler;
Kullanıcı adı
Şifre
APİ dokümantasyon bilgileri bilgi işlem departmanımıza iletilmesi gerekmektedir.
3.ÖRNEK BİR ÖZLÜK EVRAK DOSYASI İLETİLMELİDİR.
PDF Dikey A4 formatında, tek dosya halinde, her sayfada bir personele ait özlük örneği olmalıdır.
5.ÇALIŞANLARA KENDİ EL YAZILARI İLE ONAM FORMU İMZALATILMALIDIR.
6.ÇALIŞAN LİSTESİ EXCEL DOSYASI HAZIRLANMALIDIR.
Çalışan personellerinizin telefon numaraları onam formuna yazdıkları telefon numarasıyla aynı olmalıdır.
Kapsam
E- Özlük Yönetim Sistemi hizmeti kapsamında yapılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir:
E-Özlük Yönetim Sistemi kurulum işlemlerinin yapılması,
Portal kullanıcı yetkilerinin yapılandırılması,
Sistem Yöneticisi olarak belirlenen kişi ya da kişiler için online eğitim verilmesi,
1 yıl süreyle servisin sağlıklı olarak çalışmasının takibi ve raporlanması,
Yönetilen hizmet kapsamı dışında bırakılan faaliyetler aşağıda listelenmiştir:
E-Özlük Yönetimi Sistemi dışında sistem üzerinde herhangi bir işlem yapılmayacaktır.
Muhasebe veya farklı yazılımlar arasında entegrasyon yapılması müşterinin isteğine bağlıdır. Sistem entegrasyon olmadan da çalışabilmektedir. (Entegrasyon ücretini fiyat tablosundan inceleyebilirsiniz)
TÜBİTAK Zaman Damgası ve SMS bedelleri Sistemin içine dahil değildir. Müşteri kendisi satın almalıdır.
